Recruto Logotype

Recruto – Rekryteringsprocess

Postad i Nyheter, 1 november, 2018

Enkel och effektiv rekryteringsprocess

Recruto har en väl beprövad rekryteringsprocess för att hjälpa dig rekrytera rätt personal. Det är ett webbaserat verktyg med vilket du snabbare kan hitta rätt person för jobbet. eRek har visat sig vara effektivt och tidsbesparande under hela processen. Bland våra kunder som dagligen använder våra resurser kan nämnas Delicato, Hotel Amalias Hus och Svenska Alarm.

Kravprofil

Första steget är att identifiera dina behov och vilka egenskaper du letar efter.

  • Personlighet
  • Utbildning
  • Erfarenhet
  • Egenskaper för arbetsuppgifterna

Du behöver specificera allt som kan ha inflytande på vilken kandidat du letar efter. När du har dina kriterier och behov klara blir det lättare för dig att gå vidare till nästa steg.

Anpassade annonser

Du skapar dina egna annonser och ansökningsformulär i Recruto. Här kan du få med allt det som du vill veta från sökande kandidater. Det ska tydligt framgå vilken kompetens som krävs. Dels för att sålla bort de som inte är optimala för posten. Men även för att inte missa de bästa kandidaterna.

Väl formulerade annonser förkortar rekryteringsprocessen och du undviker onödigt tidsspill. Det ska vara tydligt för kandidaterna både vad som är absolut nödvändigt för att kunna söka tjänsten och vad som kan vara önskvärt. Tack vare urvalet av frågor i formulären blir det dessutom enklare för dig att sortera de svar du får in. Annonserna kan publiceras till flera olika annonskanaler, inklusive Platsbanken.

Första urvalet och telefonintervjuer

Ett automatiskt e-postmeddelande möter de som ansöker. Därefter kan du gå igenom ansökningarna och lägga upp dem i den ordning du finner dem mest relevanta. Ansökningarna kan tex sorteras baserat på hur kandidaterna svarat på de olika urvalsfrågorna. I listan kan du skriva ner dina noteringar och tankar direkt i anslutning till varje kandidat. Basera dina observationer på helhetsintrycket du får av kandidaten och inte bara deras utbildning.

  • Titta närmare på
  • Kompetens
  • Erfarenhet
  • Attityd
  • Lämplighet

Du kan underlätta kommunikationen med de kandidater du väljer ut genom att skapa e-postmallar. I början har du ofta flera ansökningar och då lönar det sig att skicka ut ett standardmeddelande till dem vartefter de går vidare i rekryteringsprocessen.

Fysiska intervjuer

Du kan boka in dina intervjuer via eRek. Kandidaten får ett sms och tidpunkten visas sedan i verktygets kalender som du kan koppla till din egen. Samtidigt får de av dina medarbetare som är involverade i urvalsprocessen ett besked så de kan vara redo. Redan på ett tidigt stadium kan du välja vem som ska ta hand om vad, på olika behörighetsnivåer.

När du träffar kandidaterna kan du få ett bättre grepp om deras personlighet och kvalifikationer. Vid en mer djupgående intervju får du möjligheten att verkligen se helhetsbilden. Tack vare det tidiga urvalet har du bara kvar de som uppfyller dina behov.

En del väljer att låta kandidaterna gå igenom ett test innan de väljs ut. Vanligtvis handlar det om personlighetstest som kan vara ett komplement till utbildning och erfarenhet. Andra önskar att kandidaterna testas för sina numeriska eller verbala förmågor, vilket kan visa på deras förmåga att bearbeta information. Personlighetstester är allmänt accepterade som en bra grund för att se hur en person kan passa in på arbetsplatsen.

Kontrollera referenserna

Referenser är en viktig del av rekryteringsprocessen. Du ska kunna känna dig trygg på att verkligen få en person som är rätt för verksamheten. Vi rekommenderar att du kontrollerar ett par av kandidatens referenser. Det kan även ligga till grund för några av de frågor du vill ställa vid intervjun.

Anställning av slutkandidaten

När du kommit fram till den personen du vill anställa har du alla verktyg tillgängliga på eRek. Tex att kunna ladda upp anställningsavtal.

Spara kandidater

Om du får in många intressanta ansökningar men som inte passar för just den här rekryteringen. Då kan du behålla kandidaterna för framtida rekryteringar i en kandidatbank i rekryteringsverktyget eRek.

Effektiv och smidig rekrytering

Det tar mycket tid och resurser att rekrytera personal. Därför gäller det att vara effektiv. eRek har utvecklats för att kunna användas av både små och stora företag. Vi på Recruto vet att det är lika viktigt för den lilla lokala föreningen att hitta rätt person som det är för de stora internationella företagen.

Naturligtvis är verktyget anpassat för att uppfylla kraven i GDPR förordningen. Du väljer själv vem som ska ha tillgång till vilken information och hur den ska hanteras. Allt för att göra rekryteringsprocessen både säker och effektiv.

Nya funktioner aktiveras i Recruto

Postad i Nyheter, 23 maj, 2018

Automatisk borttagning av kandidater

Vi aktiverar nya funktionen för automatisk borttagning av kandidater i rekryteringsverktyget natten mellan den 23-24 maj. Du som superadmin har tillgång till nya funktionaliteten via Kontrollpanelen -> Automatisk borttagning. Där kan du på portalnivå ställa in hur länge ni vill spara kandidater innan de automatiskt tas bort och anonymiseras. Om ni inte aktivt väljer att aktivera automatisk borttagning tas ingenting bort från Recruto automatiskt. Då behöver ni manuellt hålla koll på vilka kandidater som behöver plockas bort från systemet.

Om ni aktiverar automatisk borttagning baseras borttagningen på tidstämpeln från när hen ansökte till en specifik annons, spontanansökte eller på annat vis blev inlagd i verktyget. De kandidater som eventuellt läggs till i en kandidatbank baseras på tidstämpeln från när hen kom in i verktyget från en specifik annons, via spontanansökan eller på annat vis blev inlagd i verktyget.

När kandidater blir borttagna försvinner möjligheten att fortsatt nå kandidaterna, det är detta som är hela tanken med borttagningen. Det som trots allt återstår är en rad där det står ”Automatisk borttagen” men även sådan info som inte går att använda för att kunna återknyta till en viss person. Helt i enlighet med nya förordningen. Ni kommer fortfarande alltså att kunna se hur många ansökningar som inkommit till en viss annons och även viss övrig info (se bild nedan).

Uppdaterad funktionalitet kring Policy-text

Policy-texten som kandidaterna möter och behöver godkänna i samband med att de registrerar en ansökan uppdaterats från Recrutos sida natten mellan den 23-24 maj för att matcha nya kraven i GDPR för samtycke. Den nya policyn går att justera för respektive kund. För att justera policy-texten eller bara titta på den gå till Kontrollpanelen – > Ansökningsformulär och scrolla längst ner. Där finns vissa variabler som är vettiga att hålla intakta som tex” __autoRemovalMonths__”. Om ni inte aktiverar funktionen för automatisk borttagning står det som default 24 månader i policyn förutsatt att ni inte tar bort variabeln.

Avslutningsvis

Det finns en generell sammanfattning om Recruto och GDPR för den som ytterligare vill förkovra sig. Denna text går att hitta via Kontrollpanelen -> Automatisk borttagning. Ni kan även läsa vårt förra mailutskick som gällde nya funktionerna ovan och GDPR genom att klicka här.

Hör av er till info@recruto.se eller ring 031-799 90 65 om ni har några frågor om nya funktionen för automatisk borttagning, nya policyn eller övriga frågor som rör GDPR.

Nya funktioner i samband med GDPR

Postad i Nyheter, 11 maj, 2018

RECRUTO SMYGSLÄPPER NYA FUNKTIONER!

Automatiks borttagning av kandidater

Vi lanserar en funktion för automatisk borttagning av kandidater i rekryteringsverktyget. Du som superadmin  har tillgång till nya funktionaliteten via Kontrollpanelen -> Automatiks borttagning. Där kan du på portalnivå ställa in hur länge ni vill spara kandidater innan de automatiskt tas bort och anonymiseras.

Om ni väljer att lägga en kandidat till kandidatbanken baseras borttagningen på tidstämpeln från när hen ansökte till en specifik annons, spontanansökte eller på annat vis blev inlagd i verktyget. En månad innan en kandidat närmar sig borttagning (förutsatt att den finns i kandidatbanken) går det automatiskt ut ett e-mail  tillsammans med en länk som kandidat behöver klicka på för att ge sitt samtyckte till fortsatt behandling. Det finns en fördefinierad text (se nedan skärmdump) som ni kan justera efter tycke och smak. Tänk på att lämna variabeln __confirmLink__ intakt för att det ska vara möjligt för era kandidater att acceptera fortsatt behandling av data.

Obs! Själva scriptet för automatiska borttagningen blir inte aktiverad förrän den 24 maj. På så sätt hinna ni bilda er en uppfattning om hur automatisk borttagning fungerar och och komma fram till vilket intervall ni ska välja för automatisk borttagning. Även om ni sätter ”Ja” enligt nedan bild och radering efter X antal månader aktiverar vi alltså inte själva raderingen förrän den 24 maj. Vi kommer att skicka ett påminnelse meddelande angående denna aktivering.

När kandidater blir borttagna försvinner så klart möjligheten att fortsatt nå kandidaterna, det är detta som är hela tanken. Det som trots allt återstår är en rad där det står ”Automatisk borttagen” och sådan info som inte går att använda för att kunna återknyta till en viss person. Helt i enlighet med GDPR. Ni kommer fortfarande alltså att kunna se hur många ansökningar som inkommit till en viss annons och även viss övrig info (se bild nedan).

Ny funktionalitet kring Policy-text vid samtycke

Policy-texten som kandidaterna möter och behöver godkänna i samband med att de registrerar en ansökan har uppdaterats från vår sida för att matcha nya kraven i GDPR för samtycke. Viktigt att nämna är att denna fördefinierade text går att justera för respektive kund. Tidigare har det varit en statisk skrivelse, gemensam för alla kunder. För att justera policy-texten gå till Kontrollpanelen – > Ansökningsformulär och scrolla längst ner. Där finns vissa variabler som är vettiga att hålla intakta som tex” __autoRemovalMonths__”. Denna variabel genererar in de antal månader som du satt för automatisk borttagning. Tänk på att denna text är generell för din portal och att den får genomslag överallt i systemet.

Obs! Även om ni ändrar texten får den inte genomslag i skarpt läge förrän den 24 maj. Tills dess ligger nuvarande text kvar. Ni har alltså tid på er att anpassa text utefter era förutsättningar och önskemål.

Möjliggörande av dataportabilitet

Era kandidater har i vissa fall rätt att överföra sina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). Vi möjliggör att den behandlade kan få ut sina registrerade uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (csv-fil) som ni som personuppgiftsansvarig kan generera. Det går även att exportera informationen till pdf-format om den behandlade önskar detta.

Avslutningsvis

Vi kommer jobba vidare med att utveckla Recruto för att underlätta efterlevnad av GDPR för dig som kund så du i din tur ska kunna uppfylla de nya rättigheter som behöver tillhandahållas till den registrerade. Det finns en generell sammanfattning om GDPR för den som ytterligare vill förkovra sig i ämnet. Denna text går att hitta via Kontrollpanelen -> Automatisk borttagning men även här.

 

Hör av er till info@recruto.se om ni har några frågor om GDPR eller ring 031-799 90 65

 

Viktig information inför att GDPR träder i kraft!

Postad i Nyheter, 7 maj, 2018

GDPR – Recruto uppdaterar sina webbaserade verktyg den 11/5 !

På Recruto har vi de senaste månaderna jobbat aktivt med att förbereda våra webbaserade verktyg inför att GDPR träder i kraft den 25 maj och är strax klara. På fredag den 11/5 kommer vi att göra en uppdatering med en rad punkter som syftar till att skapa förutsättningar för att både vi som leverantör och ni som kund ska uppfylla kraven i nya förordningen. Punkterna är viktiga för oss eftersom vi vet att de är viktiga för dig. Därför vill vi nu förbereda er och informera om vad som komma ska.

Hur kommer Recruto underlätta efterlevnad av GDPR?

  • Ett personuppgiftsbiträdesavtal är ett obligatoriskt kontrakt i vilket vi kommer överens under vilka villkor Recruto får hantera personuppgifter från era kandidater och er inlagda personal i systemet. Vi kommer att uppdatera våra Allmänna villkor och däri införliva ett standard-personuppgiftsbiträdesavtal som en bilaga. Vi kommer även att uppdatera vår Integritetspolicy. De nya villkoren och den nya Integritetspolicyn börjar gälla den 25 maj 2018. Du samtycker till dessa ändringar genom att använda våra tjänster den dagen eller därefter så länge inget annat avtalats för ditt konto. Vi kommer i fredagens utskick tydligt hänvisa till var du kan hitta de nya villkoren och dokumenten.
  • Vi lanserar en ny funktion för automatisk borttagning av kandidater i rekryteringsverktyget. Du som superadmin kommer att få tillgång till denna nya funktionalitet via kontrollpanelen. Där kommer ni att kunna bestämma hur länge ni vill spara kandidater innan de automatiskt tas bort (ni behöver självklart inte använda funktionen om ni inte vill). Det kommer att finnas en separat funktion för automatisk borttagning från kandidatbanken som fungerar på samma vis. Ni sätter hur länge ni vill spara kandidater i kandidatbanken. En månad innan en kandidat närmar sig borttagning går det automatisk ut ett e-mail som finns fördefinierat i Recruto (ni kan ändra text efter behag) tillsammans med en länk som kandidat måste klicka på för att ge sitt samtyckte till fortsatt behandling.
  • Policy-texten som kandidaterna möter och behöver godkänna i samband med att de registrerar en ansökan har uppdaterats från vår sida för att matcha nya kraven i GDPR för samtycke. Viktigt att nämna är att denna fördefinierade text går att justera för respektive kund. Tidigare har det varit en statisk skrivelse gemensam för alla kunder.
  • Era kandidater har i vissa fall rätt att överföra sina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). Vi möjliggör att den behandlade kan få ut sina registrerade uppgifter ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (csv-fil) som antingen kandidaterna själva eller ni som personuppgiftsansvarig genererar.

Vår generella checklista för att följa GDPR ser ut på följande sätt:

  • Utförligt undersöka de områden där vår produkt och affärsverksamhet påverkas av GDPR: OK
  • Utse en ansvarig person för integritets- och personuppgiftsskydd: OK
  • Tillhandahålla ett personuppgiftsbiträdesavtal: OK
  • Utveckla nödvändiga förändringar/förbättringar i vår webbaserade verktyg: pågår (kommer vara utfört före 25 maj)
  • Implementera nödvändiga ändringar i våra interna processer för att säkerställa och upprätthålla efterlevnad av GDPR: pågår (kommer vara utfört före 25 maj)
  • Testa och validera alla våra ändringar för att säkerställa efterlevnad av GDPR: pågår (kommer vara utfört före 25 maj)

Låt oss repetera de viktigaste delarna av GDPR:

Recruto är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten som vi tillhandahåller och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet i det Personuppgiftsbiträdesavtal som kommer att följa som en bilaga till befintligt Användaravtal. Du som Kund kommer att räknas som personuppgiftsansvarig och ansvarar således för hantering av personuppgifter för den data som ni lägger in i systemet. Inget väsentligt kommer ändra ert dagliga användare av Recruto. Däremot tilldelas behandlade (”den registrerade”) ett antal nya rättigheter som Recruto kommer tillse att respekteras, men där även ni behöver introducera nya policies och processer för hur rättigheterna skall uppfyllas.

Vi kommer att tillhandahålla en dashboard som innehåller de funktioner ni behöver från vår sida för att underlätta efterlevnad av GDPR uppfylla de nya rättigheter som ges till den registrerade. (Data Subject Rights). (Rätt till rättelse, Rätt att bli glömd, Rätt till begränsning av behandling, Rätt till dataportabilitet). Ytterligare detaljer om denna dashboard kommer ges så fort den är helt färdigställd.

För det fall den Europeiska Dataskyddsstyrelsen, tillsynsmyndighet, annat offentligt organ eller intressesammanslutning kommer med klargöranden, föreskrifter, rekommendationer eller specifikationer kring hur vissa bestämmelser ska utformas närmare ska parterna (kund och leverantör) i god anda diskutera nödvändiga
förändringar för att tillgodose sådana nya eller tillkommande krav.

Följande resurs har varit hjälpsam i vårt eget arbete med att efterleva GDPR:

https://gdpr-info.eu/ Den officiella förordningen snyggt upplagd som en hemsida.

 

Mejla oss om du har frågor kring GDPR!

info@recruto.se

General Data Protection Regulation

Postad i Nyheter, 19 februari, 2018

Vad innebär GDPR – Vad gör Recruto

Den 25 maj 2018 är det dags! Den nya förordningen General Data Protection Regulation (GDPR), eller Dataskyddsförordningen som den heter på svenska, träder i kraft. Förordningen är gemensam för EU/EES vilket innebär att samma spelregler kommer att gälla i hela Europa. Den nya lagen är anpassad efter den snabba teknikutveckling som skett sedan den nuvarande Personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998. Den syftar till att stärka och modernisera EUs Dataskyddslag och ta till vara på individens rättighet och frihet.

På Recruto jobbar vi aktivt med att förbereda våra webbaserade verktyg inför att GDPR träder i kraft. Intentionen med detta utskick är att ge en sammanfattning av nya förordningen men också att ge en specifik bild av hur Recruto ser på GDPR och vad vi gör konkret våra verktyg. Observera att denna guide endast är skriven med syftet att informera. Den ska inte användas som juridisk rådgivning. Vi uppmuntrar dig och ditt företag att ta reda på vad ni utifrån era förutsättningar behöver göra för uppfylla kraven i nya förordningen.

 

GDPR ersätter PuL

GDPR innehåller många nyheter men samtidigt är det mycket som är likt dagens lagstiftning, personuppgiftslagen (PuL). Ni som idag har full koll på vilka behandlingar som görs och som har rutiner och processer på plats för att säkerställa att PuL följs har  en bra grund att utgå ifrån. Den stora skillnaden är att direktivet innebär betydligt strängare krav för hantering av personuppgifter.

En nyhet i den nya dataskyddsförordningen är att det uttryckligen anges att den som behandlar personuppgifter ska ansvara för och kunna visa att man följer bestämmelserna i dataskyddsförordningen (ansvarsskyldighet). En annan nyhet är att personer som registreras får utökade rättigheter. De viktigaste beskrivs utförligt nedan.

Vad utgör personuppgifter enligt GDPR?

All information som är hänförlig till fysiska personer som kan användas för att direkt eller indirekt identifiera personen är personuppgifter. Det kan vara ett namn, ett foto, mailadress, bankuppgifter, inlägg på sociala nätverk, medicinsk information eller en IP-adress.

I PuL finns en regel som innebär enklare regler för personuppgifter i “ostrukturerat material”. Det gäller till exempel information om personer i e-post, på internet eller i en enkel lista som man har i datorn. När dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen kommer denna regel, den så kallade missbruksregeln, inte längre finnas kvar.

När missbruksregeln försvinner innebär det att samma regler som gäller för personuppgifter i databaser och ärendehanteringssystem, också ska användas för det som skrivs om personer i exempelvis e-post och på webbplatser. Det kommer att innebära krav på att bland annat ha en rättslig grund (se nedan), att informera de registrerade och föra register över sina behandlingar.

Rättigheter för den registrerade till följd av GDPR

Genom GDPR förstärks de enskildas rättigheter. För att följa förordningen måste företag som lagrar personuppgifter säkerställa att man ger registrerade dessa rättigheter. De viktigaste rättigheterna  är att den enskilde ska:

  • få tillgång till sina personuppgifter
  • få felaktiga personuppgifter rättade
  • få sina personuppgifter raderade (rätten att bli glömd)
  • kunna invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring
  • kunna invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering
  • få flytta personuppgifterna (dataportabilitet)

Behandling av personuppgifter

En nyhet som följer av förordningen är att det numera ställs ett krav på att den som vill behandla personuppgifter måste ange vilken rättslig grund man har för detta redan då insamlingen av uppgifterna sker.

En sådan rättslig grund är till exempel samtycke från den registrerade. Andra rättsliga grunder är om personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade, fullgöra en rättslig förpliktelse, skydda den registrerades grundläggande intressen, fullgöra en uppgift av allmänt intresse, för myndighetsutövning, samt att rätten för att behandla personuppgifter vid en intresseavvägning kan anses väga tyngre än den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter.

Anmälningsplikt till Datainspektionen

Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste man anmäla det till Datainspektionen inom 72 timmar. Man kan också behöva informera de registrerade.

Företag som inte lever upp till förordningens krav kan tvingas betala vite motsvarande upp till 4 % av företagets årsomsättning eller upp till 20 miljoner euro. Avgiften ska bedömas utifrån hur allvarlig överträdelsen är, om det skett avsiktligt eller inte, vilka åtgärder man har vidtagit för att minska skadan, om man tjänat ekonomiskt på överträdelsen och andra försvårande eller förmildrande omständigheter.

Sammanfattning av de viktigaste nyheterna i GDPR

  • När uppgifter behandlas med stöd av samtycke eller för att uppfylla ett avtal, ska den registrerade ha rätt att få ut de uppgifter som man själv lämnat för att föra över dem till en annan tjänst. Detta kallas dataportabilitet.
  • Innan man planerar en ny personuppgiftsbehandling som innebär särskilda risker för de registrerade ska man göra en bedömning av vilka konsekvenser behandlingen kan få och vilka åtgärder som behövs för att minska riskerna (konsekvensbedömning).
  • Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste man anmäla det till Datainspektionen inom 72 timmar. Man kan också behöva informera de registrerade (anmälan om personuppgiftsincident).
  • Vissa organisationer; myndigheter, de som behandlar känsliga uppgifter eller uppgifter som innebär en kartläggning av enskildas beteende måste utse en person i organisationen som har till särskild uppgift att bevaka dataskyddsfrågor, ett dataskyddsombud.
  • Datainspektionen kan komma att utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler.
  • Den så kallade missbruksregeln försvinner.

Så tänker Recruto

Vi tycker i stora drag att nya förordningen är bra genom att den är tänkt att värna om dig och mig som privatperson. Det innebär dock stora förändringar och vissa krav kommer att få följdverkningar som är svåra att se konsekvenser av i nuläget. Generellt handlar det om att Recruto som systemleverantör ska följa nya riktlinjerna för inbyggd integritet genom systemets hela livscykel. Inom GDPR benämns detta Privacy by design. Ett exempel kan vara en standardinställning för automatisk radering av personuppgifter och ett annat kan vara standardinställningar för uppgiftsminimering. Praxis är att system i grunden inte ska presentera mer uppgifter än nödvändigt vilket är sunt och gynnar oss alla som privatpersoner.

Även om vi som leverantör av IT-system normalt sett inte är ansvariga för de eventuella integritetsproblem som uppstår i samband med användningen av systemet är vårt mål att skapa bästa förutsättningar för dig som personuppgiftsansvarig och kund till Recruto att kunna följa gällande lagar och regler. Vi vill minimera risken för onödiga kostnader och tidsödande arbetsinsatser som skulle kunna uppstå om man måste lindra integritetsproblem i efterhand.

Konkreta förändringar i Recruto

Även om mycket redan finns på plats i Recruto inför GDPR slår igenom ska vi göra vissa ytterligare justeringar och tillägg. Du hittar en lista med dessa punkter nedan. Observera att denna lista kan komma att justeras. Vi uppdaterar dig kontinuerligt med nyheter.

  • Utökad informationsskyldighet – Syftet och vilka rättigheter som den behandlade åtnjuter i samband samtycket vid registrering kommer att förtydligas ytterligare enligt nya riktlinjer i GDPR.
  • Rutiner för avidentifiering – Grunden är att personuppgifter inte får sparas lika frikostigt framöver. Det måste finnas ett tydligt syfte varför uppgifter sparas och en tidsgräns som kan motiveras och försvaras. När man inte har skäl att ha kvar uppgifterna ska de tas bort. Det finns inga riktlinjer för en exakt tidsgräns. Det kommer att vara upp till varje organisation att ta ställning till hur länge som uppgifter ska sparas. Recruto tar fram funktionalitet för automatiskt borttagning av personuppgifter där tanken är att du som kund själv ska kunna ställa in rutiner för avidentifiering. Detta resulterar i att du som kund i normalfallet manuellt inte behöver tänka på att till exempel radera inkomna ansökning. Avidentifieringen kommer att vara oåterkallelig när den väl har skett. Detta på grund av att även backuper hos Recruto raderas i linje med GDPRs nya riktlinjer för avidentifiering. Vi kommer att skicka ut ytterligare information om denna ny funktionalitet när den är klar i god tid innan den 25 maj.
  • Uppgiftsminimering – I standardfallet ska Recruto verka för att begränsa behandling av personuppgifter. Det påverkar främst nya kunder som börjar använda våra verktyg men generellt är uppgiftsminimering är något som alla ska tänka på. Ett exempel kan vara att justera standardinställningarna för vilka uppgifter som den behandlade tvingas fylla i vid registrering.
  • Möjliggöra dataportabilitet – Recruto ska tillhandahålla de uppgifterna som den behandlade har registrerat i ett standardiserat och maskinläsbart format (csv-fil) så att antingen kandidaterna själva eller ni som personuppgiftsansvarig kan ge den behandlade uppgifterna om/när detta efterfrågas.
  • Begränsa sökbara termer – Recruto ska hindra möjlighet till att via filter söka på känsliga ord och termer då det i normalfallet inte är tillåtna att använda/returnera resultat när det gäller känsliga personuppgifter som avslöjar till exempel etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse.
  • Personuppgiftsbiträdesavtal – Det blir krav på att det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig som kund och Recruto som leverantör. Recruto kommer att utöka avtalet med en bilaga som hanterar de nya kraven som GDPR för med sig och vi kommer att göra detta tillgängligt via kontrollpanelen som inloggad i verktyget i god tid innan den 25 maj 2018. I bilagan kommer det att framgå hur personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifterna och att biträdet till exempel måste vidta samma säkerhetsåtgärder som den personuppgiftsansvarige ska vidta.
  • IT-säkerhetspolicy – Vi kommer även att tillhandahålla Recrutos IT-säkerhetspolicy i kontrollpanelen som inloggad för att tydliggöra vilka rutiner och riktlinjer Recruto följer.

Ordlista – Förklaring till viktiga ord/begrepp

  • Personuppgiftsansvarig –  Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person (till exempel aktiebolag, stiftelse eller förening) eller den myndighet som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad de ska användas till.
  • Personuppgiftsbiträde – Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den personuppgiftsansvariges organisation.
  • Dataskyddsombud – Den som behandlar personuppgifter måste i vissa fall utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen (GDPR) följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

 

Hör gärna av dig till oss!

Om du har feedback, frågor eller funderingar angående GDPR når du oss genom att maila till info@recruto.se eller ringa 031-799 90 65.

Vänlig hälsning

Ditt Recruto Team

Ett helt nytt gränssnitt i Recrutos webbaserade verktyg

Postad i Nyheter, 5 april, 2017

Vi har nu släppt en helt ny plattform och gränssnitt för våra webbaserade verktyg! Nya plattformen kan man använda på alla typer av skärmar, alltså inte bara på desktop. Om du vill hantera ansökningar i eRek via telefonen är det alltså nu möjligt. Eller om du vill söka efter personal i Staff via din iPad. Detta medför att du kommer att bli mer flexibel i ditt användande av Recruto och våra webbaserade rekryteringsverktyg och bemanningsverktyg.

Ett modernare gränssnitt skapar bättre förutsättningar

  • Annonserna har fått ett modernare snitt, se exempel.
  • Portalerna har blivit modernare, se exempel
  • Systemet är nu anpassat för alla typer av skärmar
  • Tydligare gränssnitt att jobba i

Mobiloptimerat ansökningsformulär

Många kandidaterna ansöker idag via mobilen. Via Recruto kan era kandidater nu ännu enklare ansöka direkt från telefonen eller läsplattan. Även om formulären redan var anpassade för telefonen kan man nu enklare bifoga dokument med hjälp av Dropbox och och Icloud genom vår nya filuppladdningsmodul:

Hör gärna av dig om du har några frågor! Ring 031-799 90 65 eller maila till info@recruto.se

Vänlig hälsning

Team Recruto

Att rekrytera rätt personal

Postad i Rekrytering, 1 november, 2016

Att rekrytera rätt personal är nyckeln för att skapa en arbetsplats som är rolig att arbeta på, där man arbetar effektivt, med passion och där medarbetarna framförallt är duktiga på vad de gör. Rekrytering kan dock vara svårt och varje erfaren entreprenör vet att felrekryteringar kan kosta företaget både stora pengar och mycket tid. Därför har man på senare år i allmänhet blivit mer noggranna och lägger mer tid på att rekrytera rätt personal till rätt tjänst.

Processen med att rekrytera personal får dock inte dra ut på tiden mer än nödvändigt. Effektivitet och professionalism är därför högt efterfrågat bland de som söker efter smarta verktyg för att rekrytera rätt personal.

Webbaserade verktyg för rekrytering

Recruto har sedan 2003 utvecklat och levererat webbaserade verktyg för rekrytering till företag, kommuner och organisationer runt om i landet. Visionen har sedan starten varit att förenkla vardagen för våra kunder genom moln-baserade verktyg för rekrytering och bemanning. Med vår produkt får man den flexibilitet man behöver och dessutom ett tryggt och genomarbetat verktyg som är specialdesignat för att hitta rätt personal för just ditt företag.

Att rekrytera med hjälp av vår produkt skall kännas smidigt och tryggt. Därför strävar vi alltid efter att skapa en stark relation med våra kunder. Hos Recruto får man snabb och kunnig support när man behöver den och vi är dessutom måna om att vara lyhörda för våra kunders önskemål inför en investering i de verktyg som vi erbjuder. Har man funderingar kan man med andra ord alltid lita på att man får snabb hjälp och svar på sina frågor från någon av våra duktiga medarbetare.

Den som vill rekrytera ny personal till sitt företag har ofta en kravspecifikation som man vill få uppfylld. Personen man anställer skall ha kunskapen som krävs för jobbet, rätt personlighet för att passa in i företagskulturen och framförallt en inställning som visar att man vill lyckas i sitt nya jobb och vara en viktig del i sin arbetsplats framgång och framtida utveckling. Endast kandidater som uppfyller dessa önskemål är sådana som kan komma i fråga för anställning och att kunna sortera ut dem från de andra på ett smart sätt är viktigt för att lyckas med sin rekrytering av personal.

Med Recrutos verktyg för rekrytering kan man enkelt sköta allt från annonsering till kandidatfiltrering och intervjubokning. Man får en tydlig bild av vart i rekryteringsprocessen man befinner sig och är alltid medveten om nästa steg i flödet.

Vi är övertygade om att webbaserade verktyg med funktionalitet, användarvänlighet och tillgänglighet spelar en viktig roll när det kommer till att rekrytera rätt personal och därmed uppfylla alla de krav som arbetsgivare idag har när de vill hitta nya medarbetare. Recruto ser därför alltid till att ligga i framkant på marknaden inom webbaserade verktyg för rekrytering och följer utveckling och teknik med stort intresse för att kunna uppdatera oss och våra verktyg efter behov. Vi vet att det är viktigare än någonsin att rekrytera rätt personal för rätt jobb!

Ta kontrollen över rekryteringsprocessen

Rekryteringsbranschen är en stor marknad och det finns mängder av företag där ute som är villiga att ta hand om ditt företags rekryteringsprocess. Detta kostar ofta mycket pengar och är inte nödvändigtvis rätt sätt för just dig. Det kan vara svårt för en utomstående firma att förstå företagets unika affärskultur och de behov som du är ute efter.

Ett webbaserat verktyg för att rekrytera rätt kan därför vara en smart investering som tillåter dig att spara tid, få nödvändig hjälp med screening och annonsering men som samtidigt låter dig ha full kontroll över själva processen – från början till slut. Det är helt enkelt en kostnadseffektiv och smart investering man som företagare inte bör vara utan. En ovärderlig hjälp på vägen till rätt personal för just ert företag.

Hundratals arbetsplatser tar idag hjälp av Recruto för att hitta rätt personal för att rekrytera och kunderna blir fler och fler. Potentialen med webbaserade verktyg för att rekrytera personal är stor och kan vara rätt val för den som på ett kostnadseffektivt och smidigt sätt vill hitta rätt medarbetare för framtiden.

Bästa rekryteringsföretagen

Postad i Rekrytering, 1 september, 2016

Det är svårt att rekrytera personal som passar i företagets kultur och arbetssätt. Därför är det inte konstigt att de flesta företag lägger ned mycket pengar på rekryteringsprocessen.

Frågan är:

·       Blir det automatiskt blir rätt med stora rekryteringsföretag?

·       Är högre kostnad en garanti för ett bättre resultat?

Välrenommerade CFO World har utnämnt de stora jättarna inom rekrytering. Här nedan kan du ta del av vilka rekryteringsföretag som arbetsgivare helst arbetar med.

Vilka vann pris?

  1. Manpower
  2. Poolia
  3. Proffice/Dfind
  4. MeritMind
  5. Adecco

De här rekryteringsföretagen är välkända på marknaden. Därför är de populära val för företag som vill rekrytera den bästa personalen till sin verksamhet. Företagare har helt enkelt ett mycket stort förtroende för att rekryteringsföretag skall kunna placera rätt person på rätt plats.

Varför sker felrekryteringar även med de största rekryteringsföretagen?

Det är ett faktum att felrekryteringar kan komma att stå dig dyrt. Den genomsnittliga kostnaden för en felrekrytering är i genomsnitt 700 000 kronor. Pengar som skulle kunna användas till andra och viktigare utgiftsposter i företaget. Det finns ett par saker du kan göra för att undvika denna onödiga kostnad.

Tips inför din rekryteringsprocess

  • Kandidaterna måste trivas på jobbet och fungera väl i gruppen. Duktig personal vill ha variation, utmaningar och utveckling för att stanna.
  • Det är viktigt med en tydlig kravspecifikation när företaget rekryterar. Om kraven är oklara eller förutsättningarna för tjänsten ändras måste man uppdatera sin rekryteringsprocess.

Det finns mycket att tjäna på att du själv ansvarar för rekrytering av ny personal. Du får bättre kontroll över rekryteringsprocessen från början till slut. Utomstående rekryteringsföretag har inte samma kunskap som du om hur ditt företag fungerar och utvecklas.

Vanligaste orsaken till felrekryteringar

En av de vanligaste orsakerna till att en anställning inte fungerar är att personen har fel egenskaper för att passa in på arbetsplatsen. Detta beror ofta på att rekryteringssajten eller rekryteringsföretagen lägger ned för lite tid på att medarbetarens personlighet skall fungera med företagskulturen.

Ansvar vid diskriminering

Det är alltid ditt företag som enligt lag har ansvar för felaktigheter som görs vad gäller diskriminering i samband med en rekrytering. Detta betyder att det är förknippat med vissa risker att låta ett utomstående rekryteringsföretag sköta rekryteringsprocessen.

Viktigt att nya medarbetare förstår företaget

Förstår rekryteringsföretagen eller rekryteringssajten ditt företag och dess kultur? Svaret är ofta nej. De bästa rekryteringsföretagen är experter på rekrytering. De är inte experter på just ditt företag och vilka behov du har. Bra exempel på ett företag som tagit denna fråga på allvar är Apple som låter ledningsgruppen intervjua alla anställda inom utvecklingsenheten. De bästa förutsättningarna för smart rekrytering skapas genom förståelse och samstämmighet kring vad som är viktigt för företaget. Detta vet ni bäst internt.

Hur mäts rekryteringsbolagens framgång?

Att kunden är nöjd är ett mätvärde som ofta används när rekryteringsföretagens arbete skall utvärderas. Men vad säger detta egentligen om kvaliteten i leveransen? Det stora problemet för dig som använder rekryteringsföretag är att det bara går att avgöra om det du får är tillräckligt bra – det går inte att avgöra om du fått det bästa. Detta betyder att rekryteringsföretag inte har någon fördel gentemot företaget som faktiskt skall anställa en ny medarbetare.

Är det bra att använda rekryteringsbolag?

Rekrytering är inte en administrativ börda. Den är en av de viktigaste komponenterna i företagets framtid. Frågan varje företagare bör ställa sig är – skulle du lägga ut den komponenten på entreprenad om den vore en produkt? Inte en chans!

Varför har företag då kommit till slutsatsen att headhunters, rekryteringssajter eller rekryteringsföretag är en bra lösning? Vad är det egentligen en lösning på? Kan inte du som företagare själv prioritera och inse vad som är viktigt? Svaret är med stor sannolikhet att företag helt enkelt tror att det sparar tid och därmed också pengar att använda rekryteringsföretag. Faktum är dock att det kan vara tvärtom.

Rekrytering av personal är en komplicerad process och för att lyckas med den är svaret inte alltid att anlita ett rekryteringsföretag. Genom att på ett strategiskt och väl genomtänkt sätt arbeta fram rätt profil över den medarbetare ni söker finns det mycket att tjäna på att själva ta hand om rekryteringsprocessen.

En försmak av nya responsiva designen av Staff

Postad i Nyheter, 9 maj, 2016

Nu är den snart här, testversionen av nya responsiva versionen av Recruto Staff för arbetstagare. Inom två veckor kommer en utvald skara av personer som dagligen använder nuvarande app för att fylla i sin tillgänglighet och se sina bokningar att kunna testa nya responsiva designen och nya funktionerna i Recruto Staff.

Under sommaren jobbar vi vidare med arbetstagardelarna, att göra rekryteringssystemet och bemanningssystemet för dig som rekryterar via eRek och söker efter personal i Staff tillgängligt på alla olika plattformar (mobiler och läsplattor).

 

Staff

Ovan: Kalendern där man kan hitta sina bokningar och fyller i sin tillgänglighet. Längst ner i bilden syns nya navigationen. Till vänster om Kalendern når man Anslagstavlan och till höger Tidsrapporteringen. Anslagstavlan har tidigare funnits på desktopversionen men inte fungerat att använda i mobilen. Tidsrapporteringen är en helt ny funktion. Den kommer dock inte att vara aktiverad i testversionen.

 

 

Staff

Ovan: Sidonavigationen som den kommer att se ut på mobilen . Där kommer man att hitta precis samma funktioner som man hittar på desktopversionen.

Vi ser fram emot lanseringen av nya responsiva designen. Det är ett stort steg framåt för Recruto som hela tiden jobbar för att att ligga i framkant när det gäller användarvänlighet!

Vårt bemannings- och rekryteringssystem blir responsivt

Postad i Nyheter, 11 februari, 2016

Vi jobbar för högtryck med att göra vårt webbaserade rekryteringssystem eRek och bemanningssystem Staff helt och hållet mobilanpassade och möta framtidens behov av än mer flexibla och responsiva system. Målet är att både du som arbetsgivare och du som kandidat framöver ska kunna använda Recruto lika lätt och smidigt oavsett om du sitter med en smartphone, läsplatta eller en dator. Vi har siktet inställt på att kunna erbjuda våra kunder denna mobilanpassade layout fram emot vårkanten. Det kommer passa ypperligt att kunna ta med sig läsplattan och en kopp kaffe ut i solen för att titta igenom nya ansökningarna som har kommit in i eRek eller redigera den där bokningen i Staff som behöver uppdateras då förutsättningarna har ändrats.

Hör gärna av dig till oss på Recruto om du har några frågor om vårt rekryteringssystem eRek eller bemanningssystem Staff. Ring på 031-799 90 65 eller maila till info@recruto.se.

rekryteringssystem
En första glimt av Recrutos nya gränssnitt!