Recruto Logotype

Nya funktioner i samband med GDPR

Postad i Nyheter, 11 maj, 2018

RECRUTO SMYGSLÄPPER NYA FUNKTIONER!

Automatiks borttagning av kandidater

Vi lanserar en funktion för automatisk borttagning av kandidater i rekryteringsverktyget. Du som superadmin  har tillgång till nya funktionaliteten via Kontrollpanelen -> Automatiks borttagning. Där kan du på portalnivå ställa in hur länge ni vill spara kandidater innan de automatiskt tas bort och anonymiseras.

Om ni väljer att lägga en kandidat till kandidatbanken baseras borttagningen på tidstämpeln från när hen ansökte till en specifik annons, spontanansökte eller på annat vis blev inlagd i verktyget. En månad innan en kandidat närmar sig borttagning (förutsatt att den finns i kandidatbanken) går det automatiskt ut ett e-mail  tillsammans med en länk som kandidat behöver klicka på för att ge sitt samtyckte till fortsatt behandling. Det finns en fördefinierad text (se nedan skärmdump) som ni kan justera efter tycke och smak. Tänk på att lämna variabeln __confirmLink__ intakt för att det ska vara möjligt för era kandidater att acceptera fortsatt behandling av data.

Obs! Själva scriptet för automatiska borttagningen blir inte aktiverad förrän den 24 maj. På så sätt hinna ni bilda er en uppfattning om hur automatisk borttagning fungerar och och komma fram till vilket intervall ni ska välja för automatisk borttagning. Även om ni sätter ”Ja” enligt nedan bild och radering efter X antal månader aktiverar vi alltså inte själva raderingen förrän den 24 maj. Vi kommer att skicka ett påminnelse meddelande angående denna aktivering.

När kandidater blir borttagna försvinner så klart möjligheten att fortsatt nå kandidaterna, det är detta som är hela tanken. Det som trots allt återstår är en rad där det står ”Automatisk borttagen” och sådan info som inte går att använda för att kunna återknyta till en viss person. Helt i enlighet med GDPR. Ni kommer fortfarande alltså att kunna se hur många ansökningar som inkommit till en viss annons och även viss övrig info (se bild nedan).

Ny funktionalitet kring Policy-text vid samtycke

Policy-texten som kandidaterna möter och behöver godkänna i samband med att de registrerar en ansökan har uppdaterats från vår sida för att matcha nya kraven i GDPR för samtycke. Viktigt att nämna är att denna fördefinierade text går att justera för respektive kund. Tidigare har det varit en statisk skrivelse, gemensam för alla kunder. För att justera policy-texten gå till Kontrollpanelen – > Ansökningsformulär och scrolla längst ner. Där finns vissa variabler som är vettiga att hålla intakta som tex” __autoRemovalMonths__”. Denna variabel genererar in de antal månader som du satt för automatisk borttagning. Tänk på att denna text är generell för din portal och att den får genomslag överallt i systemet.

Obs! Även om ni ändrar texten får den inte genomslag i skarpt läge förrän den 24 maj. Tills dess ligger nuvarande text kvar. Ni har alltså tid på er att anpassa text utefter era förutsättningar och önskemål.

Möjliggörande av dataportabilitet

Era kandidater har i vissa fall rätt att överföra sina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). Vi möjliggör att den behandlade kan få ut sina registrerade uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (csv-fil) som ni som personuppgiftsansvarig kan generera. Det går även att exportera informationen till pdf-format om den behandlade önskar detta.

Avslutningsvis

Vi kommer jobba vidare med att utveckla Recruto för att underlätta efterlevnad av GDPR för dig som kund så du i din tur ska kunna uppfylla de nya rättigheter som behöver tillhandahållas till den registrerade. Det finns en generell sammanfattning om GDPR för den som ytterligare vill förkovra sig i ämnet. Denna text går att hitta via Kontrollpanelen -> Automatisk borttagning men även här.

 

Hör av er till info@recruto.se om ni har några frågor om GDPR eller ring 031-799 90 65