Vill du vara den som får både människor och ett helt huvudkontor att känna sig välkomna?

Bergkvara etablerar sitt nya huvudkontor i Malmö, på Jörgen Kocksgatan/Stormgatan precis intill Malmö Centralstation. Här kommer omkring 150 medarbetare att ha sin arbetsplats och varje vecka kommer dessutom kollegor, kunder, leverantörer och samarbetspartners från olika delar av verksamheten på besök.

 

Nu söker vi dig som vill bli navet i detta.

 

Som Front Desk & Office Coordinator blir du den första personen många möter när de kommer till Bergkvara. Men rollen är betydligt bredare än en traditionell receptionstjänst. Du ansvarar för att receptionen, mötesmiljöerna och den dagliga servicen på kontoret fungerar smidigt och professionellt.

 

Det här är en roll för dig som tycker om människor, ordning och service och som gärna ligger ett steg före.

 

Rollen
Du bemannar och ansvarar för receptionen och välkomnar kunder, kandidater, leverantörer, samarbetspartners och medarbetare som kommer till huvudkontoret. Du hjälper dem rätt, ser till att besök fungerar smidigt och skapar ett professionellt och varmt första intryck av Bergkvara.

 

Samtidigt fungerar du som koordinator för kontoret. Det innebär bland annat att du:

• tar emot och registrerar besökare samt hjälper medarbetare och gäster till rätt person och plats
• koordinerar mötesrum, interna och externa möten och större besök
• ser till att reception, mötesrum, kök och gemensamma ytor är representativa och fungerar
• förbereder mötesrum och hjälper till med kaffe, fika, luncher och annan praktisk service vid möten
• hanterar inkommande post, bud, paket och leveranser
• beställer kontorsmaterial, förbrukningsvaror och andra löpande behov
• har kontakt med leverantörer inom exempelvis städning, kaffe, catering, fastighetsservice och andra kontorstjänster
• hjälper till med passerkort, nycklar och praktiska frågor kring arbetsplatsen
• stöttar vid onboarding av nya medarbetare genom att se till att arbetsplats och praktiska delar är förberedda
• koordinerar interna aktiviteter, konferenser och andra arrangemang på huvudkontoret
• fångar upp det som behöver lösas i vardagen och ser till att det faktiskt blir gjort

 

Kort sagt blir du en person som många på kontoret känner och vänder sig till. Ena stunden tar du emot en viktig extern besökare och nästa stund löser du ett mötesrum, en leverans som hamnat fel eller ser till att allt är på plats inför ett större möte.

 

Vi tror att du har erfarenhet från reception, hotell, konferens, kundservice, office management eller någon annan serviceorienterad verksamhet där du varit van att möta många människor och hålla ihop flera saker samtidigt.

Du behöver inte ha gjort exakt samma jobb tidigare. Viktigare är att du är serviceinriktad, självgående och strukturerad och att du tycker om att skapa ordning omkring dig.

Du ser sådant som behöver göras utan att någon först behöver be dig om det. Du har lätt för människor, kan växla mellan olika typer av besökare och situationer och behåller lugnet även när det händer mycket samtidigt.

 

• talar och skriver flytande svenska och mycket god engelska
• är van vid Outlook, Teams och vanliga Officeverktyg
• har gott ordnings sinne och administrativ förmåga
• är prestigelös och tycker om att hjälpa andra
• är trygg i att möta såväl ledning och kunder som chaufförer, kollegor, kandidater och leverantörer
• förstår att riktigt bra service ofta handlar om de små sakerna som ingen tänker på när de fungerar

 

Bergkvara
Bergkvara är en av Sveriges större aktörer inom persontransporter med verksamhet på ett stort antal orter runt om i landet. Företaget befinner sig i en spännande utvecklingsfas där koncernfunktioner samlas och ett nytt huvudkontor etableras i centrala Malmö med start den 2 november 

 

Det innebär också att du kommer in i ett läge där allt ännu inte är färdigformat. Du får möjlighet att tillsammans med organisationen utveckla hur reception, besöksservice och den praktiska kontorsservicen ska fungera på det nya huvudkontoret.

För rätt person finns här alltså möjlighet att sätta sin egen prägel på rollen och skapa en riktigt bra arbetsplats för de människor som arbetar på och besöker Bergkvara.

 

Välkommen till Bergkvara och till en roll där du blir en viktig del av både första intrycket och den dagliga arbetsmiljön på vårt nya huvudkontor.